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Come organizzare i dati della propria Azienda

Organizzare i dati della propria azienda è spesso uno degli aspetti che viene trascurato e che proprio per questo motivo, nel lungo termine, può portare a notevoli difficoltà di gestione, se non al blocco totale dell’operatività, con gravi conseguenze economiche. Specie per processi nuovi o poco standardizzati si tende ad adottare l’approccio “foglio excel”, vale a dire utilizzare una tabella righe/colonne per gestire dati in forma “strutturata”. Poi il foglio comincia ad evolvere e si arricchisce di altre “funzioni” e altre tabelle, si comincia a condividerlo con i colleghi, si cominciano a rilevare i primi errori di inconsistenza dei dati e si arriva al punto di dover gestire una “crisi”. L’approccio appena descritto purtroppo si riscontra in molte realtà, spesso per mancanza di altri strumenti più efficaci, sia in termini di semplicità di utilizzo che di impostazione del lavoro. Ma esiste una soluzione…

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Come aprire file Excel bloccati

Il giorno 12 Luglio 2016 Microsoft ha rilasciato una patch di sicurezza di Excel che ha comportato il blocco dell’apertura dei file scaricati dal web che hanno come contenuto un formato diverso rispetto all’estensione del file (ad esempio contenuto in “html” ed estensione “xls“), ovvero anche i file Excel scaricati da Gabama. Per risolvere questo problema è possibile cambiare le impostazioni di sicurezza di Excel in modo da permettere la normale apertura dei vostri file.

In seguito viene descritta la procedura da eseguire.

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Invio SMS tramite database

Da qualche tempo è disponibile su Gabama la possibilità di inviare SMS ma non è mai stato pubblicato un tutorial a riguardo, né tale possibilità è menzionata all’interno del manuale utente. Con questo articolo vogliamo rimediare a questa mancanza, illustrando passo passo come configurare il vostro CRM/Database per l’invio di SMS ai contatti in esso presenti (o a uno specifico sottoinsieme).

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Inviare email marketing in modo corretto

Inviare comunicazioni via email ai propri Clienti (o Lead) è una delle principali attività che un responsabile commerciale si trova a dover eseguire periodicamente. Ci si affida al buon senso e si usano a volte mezzi più o meno “artigianali”, ma la cosa importante è evitare di utilizzare questo prezioso strumento in modo improprio o, peggio, dannoso. In questo articolo i miei consigli, per farlo in modo appropriato ed efficace, considerando anche che finalmente è disponibile su Gabama la funzione per  inviare email in modo massivo (e mirato) ai contatti del proprio database. || Continua la lettura »




Collegare il Database ad altri sistemi esterni

Oggi abbiamo introdotto delle nuove funzionalità che permettono di integrare in modo completo il sistema di database Gabama con applicazioni web di terze parti (o di vostra proprietà). Questo tipo di integrazione era già possibile in termini di lettura e inserimento dati tramite le cosi dette “API”, ma ora è possibile spingersi oltre e sincronizzare in tempo reale quello che succede su Gabama verso altri applicativi esterni. Vediamo di cosa si tratta. || Continua la lettura »




Gestire i permessi utente su un Foglio di Calcolo

Uno dei problemi principali che si hanno quando si utilizza un foglio di calcolo come se fosse un database è quello di poter definire permessi di accesso differenziati tra i vari utenti che lo utilizzano. Ad esempio potrebbe essere necessario fare in modo che alcune colonne del foglio non siano visibili per alcuni utenti (magari perché contengono informazioni riservate o “sensibili”), oppure che ognuno veda solo le proprie righe e che solo un utente con privilegi più “elevati” possa vedere tutto il foglio. Ovviamente imporre queste restrizioni non è possibile con un foglio di calcolo, in quanto non è uno strumento pensato per gestire tabelle di dati, anche se l’uso più comune che se ne fa è proprio questo.

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Campi Calcolati nel Database

Una delle funzioni più comode di un database è sicuramente quella che permette di ottenere informazioni addizionali partendo dai dati di base in esso contenuti. Per raggiungere questo obiettivo il database online Gabama consente di creare i cosiddetti “campi calcolati”, dei campi virtuali che contengono nella loro definizione delle espressioni più o meno complesse: si va dalla semplice concatenazione di stringa alla derivazione della data di nascita di un individuo a partire dal suo codice fiscale.

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Confronto tra software tradizionale e Gabama

Se si ha l’esigenza di un software per gestire la propria azienda, l’approccio classico è quello di consultare una software house e farsi sviluppare il software sulle proprie esigenze, oppure di acquistare un pacchetto software già esistente.
Quest’ultima soluzione ci obbliga a dover provare vari sistemi, per cercare di capire quale può fare al caso nostro, con grande dispendio di tempo ed energie.

Lo sviluppo su misura invece presenta alcuni vantaggi, ma anche una serie di grandi svantaggi:

  1. dobbiamo definire in anticipo quali sono le nostre esigenze, in modo piuttosto preciso e rigido
  2. dobbiamo pagare in anticipo senza sapere cosa verrà effettivamente realizzato
  3. non possiamo usare il sistema finché non sarà completato dai programmatori (a volte occorrono diversi mesi… se non anni!)
  4. una volta consegnato il software, i programmatori “spariranno” e non vorranno saperne di eseguire modifiche, se non dietro ulteriore compenso.

L’approccio migliore sarebbe invece quello di poter:

  1. cominciare ad usare subito una versione semplificata del software, senza troppe complicazioni tecniche
  2. avere la possibilità di aggiungere funzioni o modificare il software mentre lo si utilizza ed ogni volta che se ne ha bisogno, immediatamente, adattandolo alle esigenze che nascono nel tempo
  3. poter fare tutte le modifiche che vogliamo, senza dover pagare e senza coinvolgere dei tecnici
  4. pagare il software solo per il periodo in cui lo si utilizza

Forse non tutti sanno che per ottenere l’approccio appena descritto esiste una soluzione incredibilmente pratica ed economica: il database online “Gabama“.

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Con Gabama il database è per tutti

Molti continuano ad usare excel perché finora creare un database è stata una operazione difficile e relegata agli addetti ai lavori. Oggi questo non è più vero e con Gabama puoi creare un vero database online senza alcuna conoscenza informatica: ti basta incollare il tuo foglio excel e sei subito pronto.

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Cosa si può fare (di nuovo) con Gabama

In questo articolo voglio fare un riepilogo delle funzioni aggiunte su Gabama negli ultimi tempi, così come avevo già fatto ad Aprile scorso. Eccovi l’elenco:

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