Gestire i permessi utente su un Foglio di Calcolo

Uno dei problemi principali che si hanno quando si utilizza un foglio di calcolo come se fosse un database è quello di poter definire permessi di accesso differenziati tra i vari utenti che lo utilizzano. Ad esempio potrebbe essere necessario fare in modo che alcune colonne del foglio non siano visibili per alcuni utenti (magari perché contengono informazioni riservate o “sensibili”), oppure che ognuno veda solo le proprie righe e che solo un utente con privilegi più “elevati” possa vedere tutto il foglio. Ovviamente imporre queste restrizioni non è possibile con un foglio di calcolo, in quanto non è uno strumento pensato per gestire tabelle di dati, anche se l’uso più comune che se ne fa è proprio questo.

Lo strumento più adatto per gestire dati che devono avere restrizioni di accesso in base all’utente è un sistema di database. Con un database è anche possibile definire la struttura dei dati in modo più rigoroso ed inoltre è possibile collegare tra lori dati che si trovano su tabelle distinte (ad esempio collegare un “Cliente” e le sue “Fatture“). La gestione dei permessi tuttavia non è una funzione che troviamo in modo nativo in tutti i database. Ad esempio Access non ha una funzione già pronta che permette di stabilire chi può accedere e cosa può vedere/fare con i dati.

Il nostro sistema Gabama ha invece già integrata la funzione di gestione dei permessi di accesso. E’ possibile definire con grande precisione e dettaglio cosa ogni utente (o gruppo di utenti) può fare e può vedere. Ad esempio è possibile fare in modo che un utente veda solo i record da lui creati o solo i record che sono stati a lui “assegnati” da un amministratore (ovvero un utente con permessi più avanzati, che può quindi visualizzare più informazioni e può intervenire sui dati in modo diverso). E’ anche possibile nascondere alcuni campi o renderli in “sola visualizzazione” (l’utente può vederli ma non modificarne il contenuto). Altre restrizioni possono essere applicate alle funzioni che l’utente può svolgere sui dati: ad esempio potrebbe essergli concesso di visualizzare tutti i record ma di modificare solo quelli da lui creati, oppure di poter cancellare solo determinati record o anche di non poter cancellare affatto i dati. Inoltre è possibile fare in modo che l’utente veda solo specifiche viste “filtrate” di dati (ad esempio solo i dati dell’ultima settimana, piuttosto che solo i dati che contengono determinate parole chiave).

Grazie a una enorme varietà di combinazioni di permessi (definibili a livello di singola tabella e singolo campo) è possibile costruire delle complesse e flessibili logiche che di fatto rendono implementabile la realizzazione di vere e proprie “procedure” aziendali.